Datenschutzhinweise für Mieter und Mietinteressenten
Mit dieser Information nach Artikel 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (nachstehend „DSGVO“) geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten durch die R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) sowie über Ihre Rechte aus der am 25. Mai 2018 in Kraft getretenen Europäischen Datenschutz-Grundverordnung.
Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutztwerden, richtet sich maßgeblich nach der Geschäftsbeziehung und den mit uns getroffenen Absprachen. Daher werden möglicherweise nicht alle Teile dieser Datenschutzinformation auf Sie zutreffen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich, an wen kann ich mich wenden bzw.
wie erreiche ich den Datenschutzbeauftragten?
Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle ist die:
R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt)
An der Stadtschleuse 2
14776 Brandenburg an der Havel
E-Mail: RundR-Immobilien@web.de
2. Wann gilt der Datenschutz für mich und wann bin ich Betroffener?
Dieser Datenschutzhinweis richtet sich an Mietinteressenten, Besucher der Webseite von der R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt), Mieter und Nutzer und sonstige Kunden, deren personenbezogenen
Daten von der R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) im eigenen Namen oder im Auftrage für die R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) erhoben werden.
Die R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt), tritt in der Regel als Vertreterin und Bevollmächtigte auf. Die R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt), verantwortet
insbesondere das operative Vermietungsgeschäft und wickelt dies zentral ab. Sie stellt zu Ihnen den Kontakt als Mietinteressent oder Mieter her und erfasst und verarbeitet Ihre personenbezogenen
Daten.
Entsprechend der Terminologie in der DSGVO werden die Mieter, Mietinteressenten und Personen, deren personenbezogenen Daten erhoben werden, auch als „Betroffene“ bezeichnet.
Betroffene sind insbesondere auch Bevollmächtigte, Betreuer oder Drittsicherungsgeber wie Bürgen und Garanten.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitigte Verwendung männlicher und
weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für
beiderlei Geschlecht.
3. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Die R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet nur personenbezogene Daten, die
wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden oder anderen Betroffenen
erhalten. Zudem verarbeiten wir nur personenbezogene Daten, soweit diese für die Erbringung
unserer Dienstleistung und Geschäftstätigkeit erforderlich sind. Diese Daten gewinnen wir
zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grundbücher, Schuldnerverzeichnisse,
Handelsregister) oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) die uns berechtigt übermittelt werden.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und Ort sowie Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z.B.
Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe). Darüber hinaus können dies
auch Auftragsdaten (z.B. Zahlungsaufträge), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), Werbe- und
Vertriebsdaten inkl. Werbescores, Dokumentationsdaten, Daten über Ihre Nutzung der von uns angebotenen Telemedien (z.B. Aufruf unserer Webseite unter www.rundr-immo.de, Apps
und/oder Newsletter, angeklickte Seiten bzw. Einträge sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten) sein.
4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher
Rechtsgrundlage?
4.1. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt im Rahmen der Anbahnung und des Abschlusses von Miet- und Nutzungsverträgen sowie zur Durchführung dieser
Verträge und aller anderen Verträge, die mit der Verwaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften und Wohnungen, die im Eigentum der Bestandsgesellschaften der R und R Immobilien UG
(haftungsbeschränkt) stehen, verbunden sind. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach der konkreten Absprache und dem konkreten Produkt und können unter anderem aber
auch
Bedarfsanalysen, Beratung im Rahmen der Vertragsanbahnung sowie die Durchführung von An- und Verkäufen umfassen. Weitere Einzelheiten zu den
Datenverarbeitungszwecken können Sie ggf. den maßgeblichen Vertragsunterlagen und den Geschäftsbedingungen entnehmen.
4.2. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere:
Konsultationen von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. SCHUFA), zur Ermittlung von Bonitäts- und Ausfallrisiken im Vermietungsgeschäft
Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kunden- und
insbesondere Mieteransprachen
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der R und R Immobilien UG
(haftungsbeschränkt)
Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen)
Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung der von der
R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) und den angebotenen Dienstleistungen
und Produkten.
4.3 aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe an Dritte, Auswertung von Daten für
Marketingzwecke, Versand von Angeboten u.ä.) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen
werden. Dies gilt auch für den
Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und
berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis
zum Widerruf verarbeiteten Daten.
5. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch
von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten
erhalten, zum Beispiel Handwerker im Rahmen der Durchführung von Reparaturaufträgen,
externe Makler zur Durchführung von Besichtigungen und Vorbereitung von Vertragsabschlüssen (Miet- und Kaufverträge) sowie Messdienstleister, Abrechner und Versorgungsunternehmen, Kabelunternehmen
und Banken sowie Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften,
soweit dies erforderlich ist. Wenn solche Dritten persönliche Daten erhalten und verarbeiten, erfolgt dies – soweit vorgeschrieben – im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung, diegesetzlich
ausdrücklich vorgesehen ist. Die R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) bleibt
in diesen Fällen für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich.
Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO sind z.B. Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Vertrieb, Marketing
und Anschriftenermittlung. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) ist zu beachten, dass wir zur
Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen (Geheimhaltung). Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn
gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können
Empfänger personenbezogener Daten insbesondere sein:
öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen
oder behördlichen Verpflichtung
andere Institute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir personenbezogene Daten übermitteln (z.B. Auskunfteien), wenn dies zur Durchführung der
Geschäftsbeziehung mit Ihnen notwendig ist.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. die Sie uns als Empfänger Ihrer Daten benannt haben.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an Dritte erfolgt nicht, mit Ausnahme deranonymisierten IP-Adresse und dem Einsatz der Webseitendienstleister, wie es hier beschriebenwird, erfolgt eine
Weitergabe außerhalb der EU nicht.
7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass unsere
Geschäftsbeziehungen im Rahmen der geschlossenen Mietverträge Dauerschuldverhältnisse darstellen und auf Dauer angelegt sind.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich,
werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung isterforderlich zu folgenden Zwecken:
Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus
dem HGB, der Abgabenordnung (AO), dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG)
ergeben können. Die vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw.Dokumentation betragen in der Regel zwischen 2 und 10 Jahren
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.
Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt
8. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung
der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht
gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG.
Das heißt der Löschungsanspruch ist auf die Beschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gerichtet, da die R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) zur
Sicherstellung ihrer automatisierten Datenverarbeitungssicherungssysteme (Backups) verpflichtet
ist und eine Löschung personenbezogener Daten in diesen Systemen mit einem nicht vertretbaren unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre. Schließlich besteht ein
Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m.
§ 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns
gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der
Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018 uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte
beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf
erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Die Geltendmachung dieser Datenschutzrechte und insbesondere die Geltendmachung des Widerrufs sind per E-Mail an
RundR-Immobilien@web.de oder schriftlich per Post an den Datenschutzbeauftragten R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt)
An der Stadtschleuse 2
14776 Brandenburg an der Havel
zu richten.
Die Geltendmachung der Rechte ist kostenfrei.
9. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der
damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der
Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen, diesen durchzuführen und zu beenden.
10. Inwieweit findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehungen nutzen wir grundsätzlich keine
vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.
Wir verarbeiten im Ausnahmefall teilweise Ihre Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten. Dieses kommt allerdings allenfalls in Betracht, um Sie zielgerichteter über
Produkte zu informieren und zu beraten. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich der Markt- und Meinungsforschung.
11. Welche Maßnahmen zur Sicherung des Datenschutzes werden bei der R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) beachtet?
Wir haben innerhalb ihres Verantwortungsbereichs die innerbetriebliche Organisation so gestaltet, dass den besonderen Anforderungen des Datenschutzes und den Vorgaben der DSGVO und des BDSG
entsprochen wird. Es sind technische und organisatorische Maßnahmen
zum Schutz der Daten getroffen worden, die diesen Anforderungen genügen. Wir sind überzeugt,
dass die getroffenen Maßnahmen für die mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
verbundenen Risiken ein angemessenes Schutzniveau bieten. Dabei beachten die Unternehmen den Grundsatz der Datensparsamkeit, d.h. es werden jeweils nur die Daten erhoben, verarbeitetund vorgehalten,
die für die Durchführung und Abwicklung der Verträge erforderlich sind oder die
aufgrund einer Einwilligung und/oder gesetzlichen Vorgabe vorzuhalten sind.
Eine Entgegennahme und Weitergabe personenbezogener Daten (z.B. im An- und Verkaufsfall)
erfolgt nur auf Basis strenger Geheimhaltungsvereinbarungen und soweit dies für die Abwicklung
und Durchführung der Transaktionen erforderlich ist. Sprechen Sie uns über unsere Webseite
und oder Telemedien an, um sich beispielsweise über Mietangebote zu informieren, so gelten
ergänzend zu diesen Datenschutzhinweisen die Datenschutzhinweise für den Aufruf der
Webseite, die auf der Webseite selbst hinterlegt sind und zum Download zur Verfügung gestellt
wird. (rundr-immo.de/download/datenschutzhinweise)
Die R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt) behält sich die Ergänzung und laufende
Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise aufgrund der technischen Entwicklung und der nicht
bekannten Praxis der Aufsichtsbehörden vor. Der aktualisierte Datenschutzhinweis gilt ab dem
Zeitpunkt, ab dem er auf der Webseite veröffentlicht wird.
12. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6
Abs. 1 e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO
(Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch
einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten,
es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung
oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
13. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben.
Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der
Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht
mehr für diese Zwecke verarbeiten.
14. Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer
Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:
R und R Immobilien UG (haftungsbeschränkt)
An der Stadtschleuse 2
14776 Brandenburg an der Havel
Brandenburg, den 24. Mai 2018